Co to jest Scrum? Jak może pomóc Twojej firmie?

Optymalizacja jest niezwykle istotnym aspektem, szczególnie jeśli chodzi o prowadzenie biznesu. Dotyczy ona w dużej mierze procesów, jakie zachodzą w firmie, ale również kosztów czy procedur. Dlatego też stworzone zostały rozwiązania, dzięki którym możliwe jest wprowadzenie jak najkorzystniejszych zmian do procesu. Wśród nich znajduje się Scrum, czyli – w największym skrócie – zwinna metodologia tworzenia nowych produktów oraz usług. Na czym dokładnie polega ta technika i w jaki sposób może być przydatna dla Twojej firmy?

Czym jest metoda Scrum?

Ujmując najprościej, jest to podejście do dostarczania produktu w sposób zwinny. Najczęściej dotyczy oprogramowania, ale metodę tę można stosować również w stosunku do innych kwestii – jak na przykład kampanie marketingowe. W ramach tej techniki, produkt dostarcza się jednorazowo w niewielkich ilościach (tzw. sprintach), co pozwala na zachowanie pełnej kontroli nad procesem.

Podstawowym założeniem jest wspomniana wyżej zwinność (agile), czyli zachowanie możliwości jak najszybszej reakcji na nieprawidłowość. Pomoże ona również w wykorzystaniu kolejnych osiągnięć podczas tworzenia projektu oraz utrzyma wysoki poziom motywacji osób pracujących nad danym programem/kampanią/konferencją itd. Nie bez znaczenia pozostaje także prostota całego procesu, która ma umożliwić łatwe i szybkie wprowadzenie ewentualnych nowych współpracowników.

Co jest podstawą tej techniki?

Przede wszystkim – praca zespołowa. Podczas tworzenia projektu, współpracuje ze sobą specjalnie dobrana grupa osób o komplementarnych w stosunku do siebie umiejętnościach. Dzięki nim, możliwe jest stworzenie wysoce efektywnego produktu końcowego, który będzie w optymalny sposób spełniał postawione przed nim zadania.

Jak wspomnieliśmy wyżej, zazwyczaj członków zespołu dobiera się tak, by ich kompetencje i umiejętności nawzajem się uzupełniały. Zdarza się, że pracodawca wciela do zespołu pracownika, któremu brak jest określonych zdolności, jednak posiada cechy, które w opinii jego przełożonego będą bardzo istotne na etapie tworzenia projektu. Zazwyczaj w takiej sytuacji przeprowadza się jego szkolenie.

Gdzie powstał Scrum?

Metoda ta powstała po raz pierwszy podczas zwinnego tworzenia oprogramowania. Chodziło o to, by zespół IT tworzył poszczególne programy zgodnie z potrzebami użytkowników, z możliwością szybkiego wdrożenia poprawek. Dzięki stopniowemu ulepszaniu oprogramowania, wiadomo było dokładnie, na którym etapie prac coś poszło nie tak. Kompetencje i umiejętności poszczególnych pracowników pozwalały im zespołowo określić, gdzie pojawił się problem – i usunąć usterkę.

Jednocześnie, działania grupy mają być możliwie jak najszybsze. Zazwyczaj przy oprogramowaniu informatycznym czas ma kluczowe znaczenie i może doprowadzić do znaczącego ograniczenia wydatków, a także wzrostu wydajności poszczególnych zespołów. Co istotne, znaczenie ma nie tylko zgrana, wewnętrzna praca zespołu, ale również wsparcie innych działów.

Role w tej metodzie

Co sugeruje powyższa informacja, sama idea nie jest szczególnie skomplikowana – jednak jej odpowiednie wdrożenie zajmuje nieco czasu. W procesie bierze udział szereg członków zespołu i każdy z nich pełni bardzo istotną funkcję. Ogromne znaczenie ma nie tylko pozostanie we własnej roli, ale również przestrzeganie spisu zasad (tzw. Scrum Guide).

Właściciel produktu

Tzw. product owner, jest osobą, która zleca stworzenie projektu. Nie ma znaczenia, czy zadaniem członków zespołu jest stworzenie funkcjonalnej strony internetowej, czy projekt spoza branży IT. Jego rolą jest wybór członków zespołu, a także szczegółowe określenie zadań, jakie są przed nimi stawiane. Dodatkowo, koordynuje on pracą innych osób i nadzoruje prawidłowe wykonywanie poszczególnych etapów całego projektu.

Zespół osób

To grupa dobrana pod kątem kompetencji, które umożliwiają im efektywne uczestnictwo w tworzeniu projektu. Z uwagi na posiadane zdolności, ich rolą jest wypełnianie zadań stawianych przed nimi przez product ownera. Dodatkowo, wyróżnia się również tzw. scrum mastera, którego zadaniem jest pilnowanie, by reguły ustalone na starcie były przestrzegane.

Czy Scrum może pomóc firmie?

W ramach całego procesu, wyróżnić można szereg zadań, jakie stawia się przed członkami zespołu. W pierwszej kolejności powstaje tzw. product backlog, który ustala właściciel produktu w porozumieniu z pozostałymi członkami osobami. Jest to zbiór działań i zadań, jakie muszą zostać podjęte, by projekt mógł zostać ukończony.

Następnie, zadania te rozkłada się na „sprinty”. Mają one pomóc w tworzeniu poszczególnych części produktu i trwają nie dłużej niż 4 tygodnie (minimalnie tydzień). Po ukończeniu pewnego etapu prac, czyli właśnie sprintu – przechodzi się do etapu jego implementacji i oceny przez samych członków zespołu, właściciela produktu, ale również inne osoby zainteresowane. Bezpośrednio po tych działaniach ma miejsce tzw. retrospekcja, która bywa uznawana za jedną z najistotniejszych części całego sprintu. Podczas niej analizuje się dokładnie przebieg działań podczas sprintu i wdraża ewentualne poprawki dla dalszych etapów.

Jak Scrum może pomóc Twojej firmie?

Ta technika bywa uznawana za przyspieszającą działania i choć w większości przypadków właśnie tak jest – to nie podstawowe założenie Scruma. Podczas takiej metody działania dąży się do uzyskania sprawnego, dobrze skomunikowanego zespołu, który jest w stanie w krótkim czasie dostarczyć satysfakcjonujący produkt.

Choć ze względu na specyfikę działań, Scrum najczęściej znajduje zastosowanie w firmach IT, może sprawdzić się również w wielu innych branżach. Przyniesie duże korzyści w firmach powiązanych z transportem, finansami, consultingiem czy telekomunikacją.

Co ważne, ta technika działań w firmie przynosi korzyści tylko jeśli jest właściwie wdrożona. Niestety, wiele przedsiębiorstw napotyka kłopoty na etapie implementacji, co sprawia, że uznają technikę za nieefektywną. Tymczasem, choć oczywiście nie jest ona najlepszym wyborem dla każdej dziedziny – w znacznej większości trudności dotyczyły błędów we wdrażaniu Scruma.